Organisatieontwikkeling en integrale kwaliteitszorg
Integrale kwaliteitszorg, hoe zo?!
Integrale kwaliteitszorg is zo oud als de mensheid. Kwaliteit moet reeds een rol gespeeld hebben toen de meest primitieve mens de aarde bevolkte. Hij moest bepalen welke soorten of delen van planten eetbaar waren en hij moest wapens hebben om te jagen. Hij ondernam de eerste stappen naar kwaliteitsverbetering door zelf de meest geschikte gewassen te gaan produceren. Vanaf het ogenblik dat mensen voorwerpen maakten, stelden zij zich de vraag hoe ze het beter konden doen. In se is er dus altijd kwaliteitszorg geweest en hebben wij de ontdekking van het wiel, het kompas, de penicilline enz. te danken aan het kwaliteitsbewustzijn van onze voorouders. (aldus J. Albrechts)
Deze bedenking brengt ons meteen bij de volgende definitie: “Kwaliteit is wat moet gedaan worden zo goed mogelijk doen”. Een verhaal van efficiëntie en van effectiviteit waar integrale kwaliteitszorg (IKZ) de nodige systemen en instrumenten voorziet om de juiste dingen zo goed mogelijk te doen. Het gaat dus ook en vooral om de kwaliteit van de eigen organisatie.
Kwaliteitszorg zorgt ervoor dat de organisatie verder kan groeien en leren. Het gaat dus niet om betutteling en regeldrift, maar om een positieve houding die vertrekt vanuit nieuwe mogelijkheden voor ontwikkeling!
Maar vaak zijn systemen en veel goede wil alleen niet voldoende. Binnen de organisatie moet immers een geschikte structuur en het juiste klimaat aanwezig zijn om met succes IKZ in te voeren. Zo weten we uit ervaring dat recente fusies of reorganisaties een grote belemmering kunnen zijn om het kwaliteitsdenken in te voeren. Daarom dat organisatieontwikkeling en IKZ nauw met elkaar verweven zijn.
Domeinen van IKZ
Er zijn heel wat kwaliteitsmodellen in omloop die u als leidraad kan nemen. Maar voor ons is dat geen must; een model is immers maar een hulpmiddel en mag in geen enkel opzicht een doel op zich worden. Integrale kwaliteitszorg is vooral een kwestie van gezond verstand. Daarom bieden wij een aantal uitgangspunten aan die zeker niet als enig zaligmakend mogen beschouwd worden maar u alvast een stuk op weg helpen.
Een eerste belangrijk domein van integrale kwaliteitszorg is de beleidsplanning. Nu de meeste subsidieverlenende overheden een strategisch plan vragen, is de sector meer en meer vertrouwd geraakt met het begrip. Maar dat betekent nog niet dat het beleidsplanningstraject gemeengoed geworden is. Een beleidsplan schrijft u maar om de 5 jaar en intussen is er wel een en ander veranderd in de organisatie.
Jaarlijks moet dit beleidsplan vertaald worden in een jaaractieplan en een jaarverslag dat de voortgang van de doelstellingen moet duidelijk maken. Hiervoor dienen de nodige instrumenten en indicatoren ontwikkeld te worden om het meten en evalueren mogelijk te maken.
Het beleidsplan heeft ook een rechtstreekse link naar het financieel plan en het personeelsbehoefteplan. Deze personeelsbehoefte kan op verschillende manieren ingevuld worden: door een goed vrijwilligersbeleid te voeren, door stagiairs een plaats te geven of door via competentiemanagement de juiste competenties op de juiste plaats in te zetten.
Het geheel aan doelstellingen kan gerealiseerd worden mits het opzetten van projecten, via een aantal reeds bestaande processen (waaronder ook leerprocessen) of door samenwerkingstrajecten. Netwerken in de erfgoedsector behoort dan ook naast procesmanagement en projectmanagement tot het basispakket. Daarbij is het belangrijk dat uit de leerprocessen het maximale rendement kan gehaald worden. Creatieve methodes kunnen helpen om de eigen horizon te verbreden en nieuwe mogelijkheden te ontdekken.
Ten slotte behoort kennismanagement en informatiemanagement tot de (niet financiële) middelen die nodig zijn om het strategisch plan te kunnen realiseren.
